1.
Pengertian Administrasi
Keuangan
A.
DIFINISI ADMINISTRASI
KEUANGAN
Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua
orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat
awam, sebagian besar pasti akan menjawab “pembayaran” karena itulah pengertian
administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat
Indonesia.
Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari
masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu.
Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai
pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti
itu. Berbeda ketika kita tanyakan soal
administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi.
Istilah administrasi secara etimologis berasal dari
bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan,
pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan. Di Italia, istilah
ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration
di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda,
yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu
segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden,
kearsipan dan sebagainya (office work) .
Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare
yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap
orang.
Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/
kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara
efektif dan efisien.
Menurut
Simon, manusia yang administrasi
seharusnya mengutamakan kepuasan.[1] Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan
hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari
proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan
yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai
pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses
pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan,
pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.[2],
Administrasi keuangan meliputi kegiatan
perencanaan, penggunaan,pencatatan , pelaporan dan pertanggungjawaban dana yang
dialokasikan untuk penyelenggaraan kegiatan.
Prinsip-prinsip administrasi keuangan yaitu:
1) Hemat, tidak mewah, efisien dan sesuai dengan
kebutuhan yang diisyaratkan
2) Terarah dan terkendali sesuai dengan rencana
3)penggunaan kemampuan atau hasil produksi
2.
Fungsi Administrasi
Keuangan
1.
Fungsi Investasi, meliputi
bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk
berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal
sendiri atau dari luar. Secara garis besar, keputusan investasi dapat
dikelompokkan ke dalam investasi jangka pendek dan investasi jangka panjang.
Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan
lain-lain. Sedangkan investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan
produksi, kendaraan dan lain-lain.
2.
Fungsi Mencari Dana,
meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha
yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana
yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. Hal ini berarti bahwa kita
berusaha untuk memilih apakah dana itu akan diambil dari pinjaman jangka
pendek, pinjaman jangka panjang, atau modal sendiri.
3.
Fungsi Pembelanjaan,
meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik
sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini
pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses
produksi.
4.
Fungsi Pembagian Laba,
yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha Fungsi pembagian
laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya
adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu
sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut.
3.
Petugas
Administrasi Keuangan:
a. Staf Administrasi Keuangan atau sekretaris:
Menangani administrasi keuangan membuat
permohonan pengisian dana kas kecil yang diajukan kepadabagian keuangan
atau bendahara dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang
telah disetujui oleh pimpinan atau manager keuangan.
b. Bendahara atau kasir
yang bertugas :
●
menerima permohonan pengajuan dana kas kecil dan laporan pembukuan kas
kecil Dari staf administrasi keuangan atau sekretaris yang
telah disetujui oleh pimpinan atau manager keuangan
● Melakukan pengisian kembali kas kecil
berupa uang tunai atau cek
c. Manager keuangan yang
bertugas :
·
Menerima dan memeriksa
laporan keuangan kas kecil
·
Menandatangani dan menyetujui
pengisian kas kecil
4.
Pengelolaan Kas Kecil
Pengertian dana kas kecil adalah
uang yang disisihkan oleh perusahaan untuk mengatasi
pengeluaran-pengeluaran kecil, seperti: ongkos taksi, membeli kopi, teh,
pembayaran beban langganan majalah atau surat kabar, bensin, tol, parkir, dan
sebagainya.
1.
Perlengkapan administrasi
kas kecil
a.
Bukti transaksi
penerimaan atau pengisian kembali dana kas kecil, seperti: cek
b.
Bukti transaksi yang
berkaitan dengan pengeluaran uang tunai dari dana kas kecil seperti;
1) bukti
pembayaran biaya listrik dari PLN
2) bukti
pembayaran biaya air dari PDAM
3) bukti
pembayaran telepon dari PT TELKOM
4) bukti
pembelian alat-alat kantor, seperti: nota kontan
5) bukti
pembayaran biaya iklan, seperti: kuitansi
6) bukti pembelian
materai dan perangko
7) bukti
pengeluaran untuk ongkos transportasi, seperti bon atau kuitansi
c. Peralatan
tulis menulis, seperti: bolpoint, pensil, karet penghapus, penggaris, dsb.
d. Alat untuk
menghitung, seperti: kalkulator
e. Formulir jurnal
f. Formulir
penerimaan dan pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.
g. Buku kas
kecil.
2.
Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
a. Menaksir jumlah yang diperlukan untuk dana kas kecil.
b. Setelah jumlah dana ditentukan, kemudian menarik cek.
c. Cek
yang sudah diuangkan selanjutnya disimpan oleh kasir yang ditunjuk sebagai
pemegang dana kas kecil.
d. Melakukan pembayaran untuk pengeluaran-pengeluaran yang
menggunakan dana kas kecil, dan mengumpulkan bukti transaksi.
e. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana
kas kecil membuat pertanggungjawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
3.
Jenis – jenis bukti
transaksi
a.
Cek
b.
Kuitansi
c.
Nota debet/kredit
d.
Faktur penjualan/pembelian
e.
Nota kontan
f.
Memo
4.
Metode Pencatatan Kas
Kecil
a. Sistem Dana Tetap (
Imprest Fund System)
Pembentukan
dana kas kecil. Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada
saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana
untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil
selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan.
b. Sistem Dana Tidak Tetap
(Fluctuating Fund System)
Adalah suatu sistem di mana besarnya dana kas kecil
berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas
kecil.
*Pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas
kecil untuk setiap pengeluaran maupun untuk penambahan dana kas kecil yang akan
dijadikan dasar untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.
c.
Bentuk
buku kas kecil
Tgl
|
No.Bkt
|
Keterangan
|
Penerimaan
|
Pengeluaran
|
Rekening yang di debit
|
||||
By Iklan
|
By Telp
|
By Materai
|
Serba-serbi
|
||||||
Rekening
|
Jumlah
|
||||||||
