Dokumen pengajuan uang tunai

1.     Dokumen –dokumen Pengajuan Uang tunai

Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) memiliki form sebagai berikut :

a.     Formulir pengajuan uang tunai

b.     Formulir  penerimaan uang tunai

c.       Formulir  pengeluaran uang tunai

a.     Formulir  Pengajuan Uang Tunai

Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil memiliki bentuk sebagai berikut:

FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL

Dana untuk Bagian              : .................................................................................................. Periode Kas Kecil                 : .................................s/d............................................................ Dana Awal kas Kecil             : .................................................................................................. Saldo                                 : ...................................................................................................
Keterangan	Jumlah
Total

Disetujui oleh :...........................                                    Diterima oleh :........................

Tanggal : .................................                                       Tanggal : ................................

Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :

1. Dana untuk bagian   : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu
2. Periode kas kecil      : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu
3. Dana awal kas kecil  : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan

4.                                                      Saldo                   : jika memang ada uang yang tersisa periode yang lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang tersisa maka dikosongkan

5. Kolom keterangan    : diisi pengajuan uang tunai digunakan untukapa
6. Jumlah                              : diisidengan jumlah uang tunai yang diajukan
7. Total                       : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan

8.                                                    Disetujui oleh    :petugas   di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau   mengeluarkan pengajuan uang tunai

9.                                                   Diterima oleh       :petugas administrasi keuangan yang mengajukan pengajuan uang tunai yang

Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah menipis.  Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan.

b.      Formulir Penerimaan uang tunai

Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :

BUKTI PENERIMAAN  KAS KECIL
Telah diterima dari:		No. Voucher :………............... Tanggal       : …………….........
Keterangan		Jumlah
Total
Disetujui Oleh : ………	Diserahkan oleh : ………              Diterima Oleh:………….

Formulir  bukti penerimaan uang tunai berisikan :

1.  Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan

2.  No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015

3.  Tanggal diisi dengan tanggal transaksi

4.  Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai

5.  Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima

6.   Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang tunai yang dterima

7.  Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui

8.  Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang tunai

Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan 

 

Menelaah alur pembayaran uang tunai melalui kas dan melakukan pembayaran uang tunai melalui kas  

1.     Alur atau proses pembayaran uang tunai melalui kas

Proses penerimaan dan pengeluaran uang/kas adalah sebagai  berikut :

a.    Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian kembali dana kas kecil kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.

b.    Jika permohonan disetujui, administrasi perkantoran atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecilndari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek

c.    Staf administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ked lam bukti kas masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau sekretaris tersebut serta dilampiri dengan foto copi. Berilah nomor bukti kas masuk secara urut berdasarkan tanggal

d.    Catat pemasukan kas ke dalam buku kas

e.    Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang  khusus yang berukuran kecil ( kotak kas kecil atau cash box) kemudian simpan dalam lemari yang terkunci

f.   Bukti kas masuk disimpan dalam odner(map besar untuk menyimpan surat-surat)

g.    Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hokum.

h.    Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti kas keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur kuitansi.Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal

i.     Minta tanda tanganpimpinan pada bukti kas keluar

j.     Catat dan masukan data Bukti Kas keluar ke dalam buku kas sesuai dengan system yang digunakan

k.    Simpan semua dokumen pengeluaran pada odner

l.     Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya akan dilaoprkan ke bagian keuangan untuk mendapat kembali pengisian dana kas kecil berikutnya.

Dari uraian di atas ada beberapa perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam mengelola kas kecil, yaitu sebagai berikut :

a.   Formulir bukti kas masuk

b.   Formulir bukti kas keluar

c.    Formulir pengajuan dana kas kecil

d.   Berbagai macam  bukti transaksi

e.   Peti/kotak penyimpanan uang

f.     Odner

g.   Buku kas

h.   Alat tulis

i.     Computer

j.     Printer

k.   Spring file

 

a.   Perforator

b.   Stapler

c.    Tab/guide

1.     Mencatat proses penerimaan  dan pengeluaran uang

      Untuk kegiatan mencatat proses penerimaan dan pengeluaran uang  pada kas kecil ada 2 (dua) metode yaitu :

1.     Sistim dana tetap (Imprest System)

2.     Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system)

Sistim Dana Tetap

Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut:

a.     Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

K a s Kecil............................  xx

K a s ........................................    xx

b.     Pada saat pemakaian dana:

Tidak dijurnal

c. Pada saat pengisian kembali:

Beban – beban ............................  xx

                   K a s ....................................     xx

d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:

K a s Kecil .................................  xx

K a s ....................................           xx

e.   Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:

K a s ........................................  xx

                                        K a s  Kecil .........................   xx

Sistim Dana Tidak Tetap

Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut:

a.     Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil:

K a s Kecil.................................. xx

                      K a s .................................                  xx

b.     Pada saat pemakaian dana:

Beban-beban .............................  xx

Kas Kecil ..............................           xx

c.     Pada saat pengisian kembali:

Kas Kecil ..................................  xx

K a s ...............................                   xx

d.     Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:

K a s Kecil ................................. xx

K a s ....................................                    xx

e.     Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah:

K a s ........................................ xx

K a s  Kecil .....................                    xx

 

Contoh:

PT.DUHA LAIA  menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluarankecil.

Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.

Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:

Januari	03	Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
	05	Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
	09	Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
	10	Dana kas kecil diisi kembali.
	12	Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
	15	Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
	20	Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
	25	Dana kas kecil diisi kembali.
	26	Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00.
	28	Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00
	31	Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.

Diminta:

Catat transaksi tersebut ke dalam:

A.     Jurnal umum, dengan metode:

1)     Dana Tetap

2)     Dana tidak tetap

B.     Catatlah transaksi di atas ke dalam Buku Kas Kecil

1) Sistim Dana Tetap

Tanggal		Uraian	Ref.	Debet (Rp)	Kredit (Rp)
Jan	01	Kas Kecil		1.000.000,00	-
		K a s		-	1.000.000,00
	03	Tidak dijurnal
	05	Tidak dijurnal
	09	Tidak dijurnal
	10	Biaya angkut		50.000,00	-
		Suplai Kantor		200.000,00	-
		Biaya listrik dan air		162.000,00	-
xzz		K a s		-	412.000,00
	12	Tidak dijurnal
	15	Tidak dijurnal
	20	Tidak dijurnal
	25	Biaya telepon		125.000,00	-
		Biaya rupa-rupa		80.000,00	-
		Suplai Kantor		150.000,00	-
		K a s		-	355.000,00
	26	Tidak dijurnal
	28	Tidak dijurnal
	31	Tidak dijurnal

2) Metode dana tidak tetap

Tanggal		Uraian	Ref.	Debet (Rp)	Kredit (Rp)
Jan	01	Kas Kecil		1.000.000,00	-
		K a s		-	1.000.000,00
	03	Biaya angkut		50.000,00	-
		Kas Kecil		-	50.000,00
	05	Suplai Kantor		200.000,00	-
		Kas Kecil		-	200.000,00
	09	Biaya listrik dan air		162.000,00	-
		Kas Kecil		-	162.000,00
	10	Kas Kecil		412.000,00	-
		K a s		-	412.000,00
	12	Biaya Telepon		125.000,00	-
		Kas Kecil		-	125.000,00
	15	Biaya Rupa-rupa		80.000,00	-
		Kas Kecil		-	80.000,00
	20	Suplai Kantor		150.000,00	-
		Kas Kecil		-	150.000,00
	25	Kas Kecil		355.000,0	-
		K a s		-	355.000,00
	26	Biaya rupa-rupa		150.000,0	-
		Kas Kecil		-	150.000,00
	28	Suplai Kantor		100.000,00	-
		Kas Kecil		-	100.000,00
	31	Biaya Angkut		20.000,00	-
		Kas Kecil		-	20.000,00

Menghitung Fisik Dana Kas Kecil

Seperti pada pemelajaran yang lalu, bahwa setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih.

Contoh:

PT DUHA

Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103

TELUKDALAM

Berita Acara

Pemeriksaan Uang Kas

Tanggal 31 Januari 2004

Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004				Rp.	1.000.000,00
Jumlah penereimaan bulan Jan 2004				Rp.	767.000,00
				Rp.	1.767.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004				Rp.	1.037.000,00
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004				Rp	730.000,00
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan  jumlah sebagai berikut:
I. Uang kertas:
3 lembar @ Rp. 100.000,00	=	Rp.	300.000,00
3 lembar @ Rp.  50.000,00	=	Rp.	150.000,00
5 lembar @ Rp. 20.000,00	=	Rp.	100.000,00
9 lembar @ Rp. 10.000,00	=	Rp.	90.000,00
6 lembar @ Rp. 5.000,00	=	Rp.	30.000,00
30 lembar @ Rp. 1.000,00	=	Rp.	700.000,00
		Rp.	700.000,00
II Uang Logam:
20 Keping @ Rp 1000,00	=	Rp.	20.000,00
16 Keping @ Rp 500,00	=	Rp.	8.000,00
5 Keping  @ Rp   200,00	=	Rp.	1.000,00
10 Keping @ Rp  100,00	=	Rp.	1,000,00
		Rp.	30.000,00

.

Karawang, 10 Desember 2014                                   

             Akuntan,                                 Saksi,                     Petugas Pemeriksa,

(SUKA HATY PUTRA )                  1. RATNA E.                          Drs.BAJIDUHU Laia

                                                  

Menghitung Selisih Kas

Dalam pemriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena:

-   Kesalahan pencatatan

-   Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas.

-   Adanya uang palsu

-   Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi

-   Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisi kas kurang.

Pencatatan selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara:

1.              Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha

2.              Jika selisih kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.