Menelaah
alur pembayaran uang tunai melalui kas dan melakukan pembayaran uang tunai
melalui kas
1.
Alur atau proses pembayaran uang tunai melalui kas
Proses
penerimaan dan pengeluaran uang/kas adalah sebagai berikut :
a.
Staf administrasi kantor
atau sekretaris membuat permohonan pengisian kembali dana kas kecil kepada
bagian keuangan atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas
kecil sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
b.
Jika permohonan disetujui,
administrasi perkantoran atau sekretaris menerima dana pengisian kas kecilndari
bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek
c.
Staf administrasi kantor
atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ked lam bukti kas masuk,
ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau
bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor
atau sekretaris tersebut serta dilampiri dengan foto copi. Berilah nomor bukti
kas masuk secara urut berdasarkan tanggal
d.
Catat pemasukan kas ke
dalam buku kas
e.
Uang disimpan dalam tempat
yang aman. Ditaruh dalam peti uang
khusus yang berukuran kecil ( kotak kas kecil atau cash box) kemudian
simpan dalam lemari yang terkunci
f. Bukti kas masuk disimpan
dalam odner(map besar untuk menyimpan surat-surat)
g.
Staf administrasi kantor
atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan
atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris harus dapat
mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya. Segala
pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat dipertanggungjawabkan
serta sah menurut hokum.
h.
Setiap terjadi
pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat pengeluaran
tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti kas keluar dengan
bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur kuitansi.Berilah nomor
bukti secara urut berdasarkan tanggal
i.
Minta tanda tanganpimpinan
pada bukti kas keluar
j.
Catat dan masukan data
Bukti Kas keluar ke dalam buku kas sesuai dengan system yang digunakan
k.
Simpan semua dokumen
pengeluaran pada odner
l.
Buat laporan
pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-bukti
transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang selanjutnya
akan dilaoprkan ke bagian keuangan untuk mendapat kembali pengisian dana kas
kecil berikutnya.
Dari uraian di atas ada
beberapa perlengkapan dan peralatan administrasi yang perlu dipersiapkan dalam
mengelola kas kecil, yaitu sebagai berikut :
a. Formulir bukti kas masuk
b. Formulir bukti kas keluar
c. Formulir pengajuan dana
kas kecil
d. Berbagai macam bukti transaksi
e. Peti/kotak penyimpanan
uang
f. Odner
g. Buku kas
h. Alat tulis
i. Computer
j. Printer
k. Spring file
a. Perforator
b. Stapler
c. Tab/guide
1.
Mencatat proses penerimaan dan pengeluaran uang
Untuk
kegiatan mencatat proses penerimaan dan pengeluaran uang pada kas kecil ada
2 (dua) metode yaitu :
1. Sistim dana tetap (Imprest System)
2.
Sistim dana tidak tetap (Fluctuation
fund system atau fluctuation fund balance system)
Sistim Dana Tetap
Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo
selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama
dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak
menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas
kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang
dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai
berikut:
a.
Pada saat Pembentukan Dana
Kas Kecil:
K a s
Kecil............................ xx
K a s
........................................
xx
b.
Pada
saat pemakaian dana:
Tidak dijurnal
c. Pada saat
pengisian kembali:
Beban – beban ............................ xx
K a s
.................................... xx
d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil,
maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah:
K a s Kecil ................................. xx
K a s
....................................
xx
e.
Bila kas kecil dianggap
terlalu besar, maka diadakan
pengurangan. Jurnalnya adalah:
K a s
........................................
xx
K a
s Kecil ......................... xx
Sistim Dana Tidak
Tetap
Dalam metode ini
besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal
yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut:
a.
Pada saat Pembentukan Dana
Kas Kecil:
K a s Kecil.................................. xx
K a s .................................
xx
b.
Pada saat pemakaian dana:
Beban-beban
............................. xx
Kas Kecil ..............................
xx
c.
Pada saat pengisian
kembali:
Kas
Kecil .................................. xx
K a s ............................... xx
d.
Bila
kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya
adalah:
K
a s Kecil ................................. xx
K a s .................................... xx
e.
Bila kas
kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya
adalah:
K
a s ........................................ xx
K a s Kecil ..................... xx
Contoh:
PT.DUHA
LAIA menyelenggarakan kas kecil untuk
pengeluaran-pengeluarankecil.
Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004
dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya
kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.
Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan
Januari 2004, sebagai berikut:
Januari
|
03
|
Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
|
05
|
Dibeli
perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
|
|
09
|
Dibayar Rekening Listrik Rp
108.000,00 dan air
Rp 54.000,00.
|
|
10
|
Dana
kas kecil diisi kembali.
|
|
12
|
Dibayar
Biaya Telepon Rp 125.000,00
|
|
15
|
Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
|
|
20
|
Dibeli
suplai kantor Rp 150.000,00
|
|
25
|
Dana
kas kecil diisi kembali.
|
|
26
|
Dibayar
untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang
meninggal) Rp 150.000,00.
|
|
28
|
Dibeli
suplai kantor Rp 100.000,00
|
|
31
|
Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.
|
Diminta:
Catat transaksi
tersebut ke dalam:
A.
Jurnal umum, dengan
metode:
1)
Dana Tetap
2)
Dana tidak tetap
B.
Catatlah transaksi di
atas ke dalam Buku Kas Kecil
1)
Sistim Dana Tetap
Tanggal
|
Uraian
|
Ref.
|
Debet
(Rp)
|
Kredit
(Rp)
|
|
Jan
|
01
|
Kas
Kecil
|
1.000.000,00
|
-
|
|
K a s
|
-
|
1.000.000,00
|
|||
03
|
Tidak
dijurnal
|
||||
05
|
Tidak
dijurnal
|
||||
09
|
Tidak
dijurnal
|
||||
10
|
Biaya
angkut
|
50.000,00
|
-
|
||
Suplai
Kantor
|
200.000,00
|
-
|
|||
Biaya
listrik dan air
|
162.000,00
|
-
|
|||
xzz
|
K a s
|
-
|
412.000,00
|
||
12
|
Tidak
dijurnal
|
||||
15
|
Tidak
dijurnal
|
||||
20
|
Tidak
dijurnal
|
||||
25
|
Biaya
telepon
|
125.000,00
|
-
|
||
Biaya
rupa-rupa
|
80.000,00
|
-
|
|||
Suplai
Kantor
|
150.000,00
|
-
|
|||
K a s
|
-
|
355.000,00
|
|||
26
|
Tidak
dijurnal
|
||||
28
|
Tidak
dijurnal
|
||||
31
|
Tidak
dijurnal
|
||||
2) Metode dana tidak
tetap
Tanggal
|
Uraian
|
Ref.
|
Debet (Rp)
|
Kredit (Rp)
|
|
Jan
|
01
|
Kas
Kecil
|
1.000.000,00
|
-
|
|
K a s
|
-
|
1.000.000,00
|
|||
03
|
Biaya
angkut
|
50.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
50.000,00
|
|||
05
|
Suplai
Kantor
|
200.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
200.000,00
|
|||
09
|
Biaya
listrik dan air
|
162.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
162.000,00
|
|||
10
|
Kas
Kecil
|
412.000,00
|
-
|
||
K a s
|
-
|
412.000,00
|
|||
12
|
Biaya
Telepon
|
125.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
125.000,00
|
|||
15
|
Biaya
Rupa-rupa
|
80.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
80.000,00
|
|||
20
|
Suplai
Kantor
|
150.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
150.000,00
|
|||
25
|
Kas
Kecil
|
355.000,0
|
-
|
||
K a s
|
-
|
355.000,00
|
|||
26
|
Biaya
rupa-rupa
|
150.000,0
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
150.000,00
|
|||
28
|
Suplai
Kantor
|
100.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
100.000,00
|
|||
31
|
Biaya
Angkut
|
20.000,00
|
-
|
||
Kas Kecil
|
-
|
20.000,00
|
|||
Menghitung Fisik Dana
Kas Kecil
Seperti
pada pemelajaran yang lalu, bahwa setiap akhir periode pemegang kas kecil harus
mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil.
Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran
kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara
perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua
orang atau lebih.
Contoh:
PT DUHA
Jl. Hartaty No. 19 Telp.
0630-101103
TELUKDALAM
Berita Acara
Pemeriksaan Uang Kas
Tanggal 31 Januari 2004
Pengisian
Dana Kas Kecil, jan 2004
|
Rp.
|
1.000.000,00
|
|||
Jumlah
penereimaan bulan Jan 2004
|
Rp.
|
767.000,00
|
|||
Rp.
|
1.767.000,00
|
||||
Jumlah
pengeluaran bulan Jan 2004
|
Rp.
|
1.037.000,00
|
|||
Saldo kas kecil per 31 Jan 2004
|
Rp
|
730.000,00
|
|||
Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004
menghasilkan jumlah sebagai berikut:
|
|||||
I. Uang
kertas:
|
|||||
3 lembar @ Rp. 100.000,00
|
=
|
Rp.
|
300.000,00
|
||
3 lembar @ Rp. 50.000,00
|
=
|
Rp.
|
150.000,00
|
||
5 lembar @ Rp. 20.000,00
|
=
|
Rp.
|
100.000,00
|
||
9 lembar @ Rp. 10.000,00
|
=
|
Rp.
|
90.000,00
|
||
6 lembar @ Rp. 5.000,00
|
=
|
Rp.
|
30.000,00
|
||
30 lembar @ Rp. 1.000,00
|
=
|
Rp.
|
700.000,00
|
||
Rp.
|
700.000,00
|
||||
II Uang
Logam:
|
|||||
20 Keping @ Rp 1000,00
|
=
|
Rp.
|
20.000,00
|
||
16 Keping @ Rp 500,00
|
=
|
Rp.
|
8.000,00
|
||
5 Keping
@ Rp 200,00
|
=
|
Rp.
|
1.000,00
|
||
10 Keping @ Rp 100,00
|
=
|
Rp.
|
1,000,00
|
||
Rp.
|
30.000,00
|
||||
.
Karawang,
10 Desember 2014
Akuntan, Saksi, Petugas Pemeriksa,
(SUKA HATY PUTRA )
1. RATNA E. Drs.BAJIDUHU Laia
Menghitung
Selisih Kas
Dalam
pemriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas
kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena:
-
Kesalahan pencatatan
-
Adanya pembayaran yang
dibulatkan ke bawah atau ke atas.
-
Adanya uang palsu
-
Kehilangan akibat
kekliruan saat mengadakan transaksi
-
Sebab-sebab lain yang sama
sekali tidak diketahui
Apabila
menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada
buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan
apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan
dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisi kas
kurang.
Pencatatan
selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara:
1.
Jika selisih kas lebih,
dianggap sebagai pendapatan di luar usaha
2.
Jika selisih kurang,
dianggap sebagai beban di luar usaha.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar